L'avenç de la tecnologia ha canviat alguns processos a les empreses.
Pel que fa a les reunions, avui dia hi ha múltiples alternatives. Hi ha organitzacions que continuen amb el format tradicional i presencial. D'altres, en canvi, prefereixen la virtualitat. En aquest context, la possibilitat de fer reunions híbrides sorgeix com una solució intermèdia que resulta beneficiosa.
Pel que fa a això, els especialistes de la consultora Kawaru Consulting expressen que aquesta modalitat és flexible i, alhora, permet aconseguir un compromís més gran de part dels assistents. En aquest tipus de trobades, els participants presencials es congreguen en un espai físic determinat i es connecten amb altres mitjançant eines virtuals.
Els avantatges de les reunions híbrides
En primer lloc, aquesta modalitat permet aconseguir un índex d'assistència més gran. Això és degut a la facilitat que ofereix la possibilitat d'accedir per mitjans digitals. D'aquesta manera, una reunió esdevé un esdeveniment més versàtil i complet. A més, la tecnologia es pot emprar per oferir millor contingut i informació més precisa.
En comptar amb eines digitals adequades, no només es fomenta l'assistència, sinó que també s'encoratja la participació. Per això, cal comptar amb dispositius que afavoreixin tant la interacció com la comunicació. En aquest mateix sentit, les reunions híbrides milloren el compromís dels participants i afavoreixen l‟adopció d‟una actitud més activa.
Tots aquests factors contribueixen a aconseguir un nivell d'eficiència més gran. Així mateix, en accedir de manera online a documents i materials, tant les decisions com les comunicacions i els temes tractats es poden incorporar de manera immediata a una acta que aporten seguretat jurídica a tot el que ha passat a la reunió i els acords assolits.
Finalment, aquesta modalitat contribueix a fer que les empreses impulsin la sostenibilitat com a valor. Això és perquè les reunions híbrides estalvien viatges i no requereixen l'ús de paper.
Dur a terme reunions amb participants presencials i virtuals
Perquè aquesta modalitat de trobada sigui exitosa, és fonamental fer servir eines especialitzades. A propòsit d'això, avui dia hi ha programari específic que s'utilitza per abastar totes les fases necessàries d'aquest procés. Això inclou l'organització i la preparació de la informació, la programació i la convocatòria, i la gestió de la col·laboració en línia.
Addicionalment, per fer una reunió eficient cal que l'experiència sigui equilibrada per a tots els assistents. Aleshores, una bona alternativa és instal·lar una pantalla de grans dimensions perquè els participants remots puguin interactuar de la millor manera possible. Alhora, és fonamental comptar amb equips d'àudio d'alta qualitat.
Amb el suport de Kawaru Consulting és possible implementar reunions híbrides a una organització. Aquesta empresa s'especialitza en solucions tecnològiques que afegeixen valor i optimitzen els processos dels clients.
